CPTM

CPTM

A Riosoft, empresa desenvolvedora de softwares, está conquistando o mercado nacional com o Apolo, um sistema integrado de gestão, ou ERP na sigla em inglês. O trabalho realizado na CPTM destaca se pela complexidade de seus processos e pela qualidade dos resultados obtidos. Antes da implantação do programa existiam várias áreas com retrabalho. Cada uma precisava de informações e era preciso buscar em sistemas diferentes. “A função do Apolo é, justamente, agregar inteligência ao funcionamento correto de uma empresa. Por isso o programa é tão completo e elogiado”, disse o diretor comercial da Riosoft, Altamiro Castellan. Hoje, tudo está armazenado no Datacenter de onde os funcionários ou usuários do sistema Apolo têm a integração dos processos de informações de qualquer unidade da empresa. Para familiarizar os usuários aos módulos foram realizados vários treinamentos. Só no módulo de materiais participaram cerca de 350 pessoas. Todo o processo das informações começa no módulo de prévia orçamentária. Os responsáveis pelas áreas apontam, via intranet as necessidades orçamentárias para o ano seguinte e revisam as do ano atual. Antes, esse trabalho era feito em planilhas e enviado ao departamento de orçamento. Agora, com o novo sistema, houve um ganho de produtividade considerável no orçamento. Também no módulo de Orçamento, é feita a execução orçamentária. Existe todo o controle de reservas de verba, empenho e reservas de aditivos. Cada um dos contratos feitos com fornecedores ou clientes são controlados pelo sistema e incluem dados de vigência, medições, saldos, ajustes e caução, entre outras funções. O módulo de Materiais é integrado ao módulo Orçamento, ou seja, a reserva orçamentária é gerada a partir de uma “solicitação de comercializaçao” e, posteriormente, transforma-se em contrato. Ao relacionar esse contrato na entrada da nota fiscal no estoque, é realizado o registro das medições bem como a atualização do saldo do contrato. Essa mesma operação dispara integrações com os setores de contabilidade e o financeiro, além de gerar laudos para o controle da qualidade do material recebido e “termo de recebimento de materiais” para autorizar o pagamento da nota fiscal. Por trás da integração, existe todo um controle para cadastramento do material. Primeiro é feito o “pedido de cadastramento de material” e, se aprovado, cada departamento realiza uma “previsão de consumo anual” do mesmo. A partir disso são feitas requisições, via internet ou pelo sistema. A aprovação dessas requisições só pode ser feita por alguém que tenha uma senha específica. De forma semelhante, é feito o controle do cadastramento do fornecedor, no qual, por meio de “certificado de registro cadastral” são controlados os dados necessários para aprovação do cadastro como número de inscrições e data de validade de certidões, o número e o histórico das renovações. O sistema também controla o inventário em diferentes datas de contagem, o que permite fazer ajustes automáticos no saldo lógico de acordo com a contagem física do estoque, sem ter a necessidade de interromper a movimentação do estoque. Já no módulo Financeiro há o controle de pagamento de fornecedores, recebimento de permissionários, fluxo de caixa, controle de fundo fixo, controle de contas públicas, notas de débito e crédito, entre outros. No módulo de Controle Bancário, é feito o controle de caixa, contas bancárias, aplicações financeiras entre outras funções. Dessa forma, a empresa envia informações de instituições bancárias para pagamento de fornecedores, recebimento de permissionários e recebe arquivo de retorno, para a baixa automática do sistema e também extrato eletrônico para conciliação. Por fim, o módulo de Patrimônio é intergrado aos módulos de Material e Contrato, controlando os bens e localizando usuários, plantas de risco, depreciação de bens, entre outros. Todos os módulos são integrados gerando a contabilidade da empresa como um todo. “A função do Apolo é, justamente, agregar inteligência ao funcionamento correto de uma empresa. Por isso o programa é tão completo e elogiado”